Hoe is uw privacy geregeld door Topview?

U leest het in dit privacyreglement. De ‘u’ in dit document bent u: de klant van Topview. Als er ‘wij’ of ‘we’ staat gaat het over ons: Topview.
Topview volgt de AVG wet t.b.v. het waarborgen van privacy van u en onze opdrachtgevers.

1. Wie zijn wij?

Topview is actief op het gebied van organisatie coaching (organisaties, teams resp.  individuen), assessments en HR advies. Wij streven ernaar onze klanten te ondersteunen in het ontwikkelen en behalen van hun organisatiedoelstellingen met de focus op een optimale inzet van ‘human resources’.

Topview bezit een brede en gevarieerde klantenkring (Familiebedrijven, MKB bedrijven en Instellingen).

Topview ondersteunt de opdrachtgever, in casu de onderneming, teams en professionals, in hun kracht te leren staan waardoor zij zowel zichzelf als de organisatie waarbinnen zij werkzaam zijn, dienen.

Hiervoor ontwikkelt Topview verandertrajecten en coaching trajecten.

2. Waarom dit privacyreglement?

Het doel van dit privacyreglement is u te laten weten:

• wat voor soort gegevens wij verwerken;
• waarom we die gegevens verwerken;
• wat er met deze gegevens gebeurt;
• welke rechten u heeft als het gaat om de verwerking van deze gegevens.

3. Om welke gegevens gaat het?

Voor een verander – of een coaching traject worden door onze opdrachtgevers gegevens van o.a. leidinggevenden, werknemers/kandidaten bij ons aangeleverd.

Bij coaching betreft het de volgende persoonsgegevens:

• naam, adres, woonplaats en telefoonnummer/e-mailadres,
• geslacht en geboortedatum,
• naam opdrachtgever,
• werkervaring,
• aanleiding van het coaching traject.

Bij een verandertraject betreft het de volgende gegevens:

• bedrijfsnaam, vestigingsadres en telefoonnummer/e-mailadres,
• naam opdrachtgever (DGA/leidinggevende/betrokken werknemer(s), etc.) en telefoonnummer, e-mailadres,
• aanleiding organisatie-verandertraject.

Bij een e-assessment of communicatie vragenlijst (KLLP) betreft het de volgende gegevens:

• naam, e-mailadres (worden ingevuld op de website van onze partners waar wij assessments van afnemen).

Deze gegevens worden verwerkt in de administratie van de betreffende partner alsmede in die van ons.

Verwerking van de opdracht gegevens

Tijdens het intakegesprek worden gegevens van betreffende personen (incluis opdracht gegevens) vastgelegd. Vervolgens wordt een opdrachtbevestiging opgesteld en wordt een traject opgestart. Alle persoonsgegevens (incluis assessment rapportages) die binnen een traject vallen worden opgeslagen in MS Office. Van gesprekken met opdrachtgevers/kandidaten wordt op verzoek een verslag gemaakt.

4. Welke rapportage afspraken maakt Topview over uw gegevens?

Voordat het verandertraject/coaching traject aanvangt wordt u op de hoogte gesteld van de afspraken die wij hebben opgesteld over rapportages. Deze afspraken betreffen de volgende gegevens:

• Aan wie rapporteren we?
• Welke gegevens rapporteren we?
• Op welke manier doen we dit: schriftelijk of mondeling?
• Met welk doel doen we dit?
• Wanneer doen we dit?

Schriftelijke rapportages bij verandertrajecten

Schriftelijke rapportages over betrokken medewerkers in een verandertraject versturen wij enkel aan onze opdrachtgever nadat betrokken medewerkers hiervoor schriftelijk hun akkoord hebben gegeven.

Mondelinge informatie over de voortgang van het traject of tussentijds telefonisch contact met de opdrachtgever leggen wij niet eerst aan betrokken medewerkers voor. Dit betreft vooral procesgerichte communicatie.

Schriftelijke rapportages bij coaching trajecten

Schriftelijke rapportages over u aan onze opdrachtgever versturen wij enkel nadat u hiermee schriftelijk akkoord bent gegaan.

Mondelinge informatie over de voortgang van het traject of tussentijds telefonisch contact met de opdrachtgever leggen wij niet eerst aan u voor. Wel informeren wij u hierover na afloop van de informatie overdracht.

Schriftelijke rapportages bij assessments

De assessments en vragenlijsten die Topview inzet genereren elektronische rapportages. Schriftelijke rapportages hiervan (analyse door Topview of een psycholoog) over u aan onze opdrachtgever versturen wij enkel nadat u hiermee schriftelijk akkoord bent gegaan.

5. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Tot vijf jaar na het tijdstip van afsluiting van een verandertraject dan wel een coaching traject worden uw gegevens bewaard, tenzij u ons verzoekt deze eerder te verwijderen. Er zijn echter gegevens die volgens de wettelijke bewaarplicht langer bewaard moeten blijven. Administratiegegevens, zoals facturen, moeten wij tien jaar bewaren.

6. Wat zijn de rechten van u resp. de opdrachtgever als het gaat om uw gegevens?

U kunt contact opnemen met uw contactpersoon bij Topview, wanneer:

• u vragen heeft over de gegevensverwerking;
• u uw gegevens wilt inzien, wilt laten aanvullen, verwijderen of afschermen;
• u vindt dat de gegevens niet juist zijn of geen zinvol doel dienen;
• discussie ontstaat over de uitleg en de toepassing van alles wat in dit privacyreglement staat.

Wilt u uw gegevens inzien of laten aanvullen? Of wilt u gegevens laten verwijderen of afschermen? Dan voeren wij uw verzoek in principe uit. Behalve als dit niet mogelijk is. Bijvoorbeeld als we u willen beschermen, of de rechten en vrijheden van anderen niet willen aantasten. Wanneer wij niet kunnen voldoen aan een dergelijk verzoek ontvangt u hierover schriftelijk bericht. In dit bericht leggen wij uit waarom we niet aan een dergelijk verzoek hebben kunnen voldoen.

7. Geheimhoudingsverplichting

Onze adviseurs hebben een geheimhoudingen-verplichting (beroepsgeheim). We zorgen er dus voor dat uw gegevens niet worden verspreid. Het gaat hierbij om de originele en kopieën van documenten. Onze opdrachtgever mag de gegevens inzien als dit nodig is, tenzij u hiertegen schriftelijk bezwaar aantekent. Verder mag niemand deze inzien, behalve als u hier toestemming voor geeft. Of wanneer een wettelijke bepaling dit voorschrijft.

8. Klachtprocedure

Indien u van mening bent dat Topview afspraken volgens het privacyreglement niet nakomt, dan kunt u daarover contact met ons opnemen.

9. Kernwaarden Topview

Voor het succesvol coachen van organisaties, teams en individuen gaat Topview uit van een drietal kernwaarden:

• Authenticiteit: zijn wie je bent met datgene wat jou uniek maakt;
• Integriteit: accepteren, respecteren en waarderen van de ander;
• Co creëren: vanuit dialoog tot gezamenlijke doelstellingen komen en deze met elkaar realiseren.

Vanuit deze kernwaarden geeft Topview tevens inhoud en vorm aan dit privacyreglement.